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結婚式二次会の幹事に任命された!当日までの流れと役立つツール3選

2020.01.16

幹事を頼まれてしまった!どうしたらいいの?と戸惑ってる人も多いはず。 特に初めての人は当日失敗させるわけにもいかないし、過去に自分が友達のパーティーに呼ばれていたとしても、参加するのと主催するのとでは違うし。 そんな人におすすめな、結婚式二次会を成功させるためのレシピと、運営に役立つ便利ツールをご紹介します。

目次



幹事に任命された!当日までのスケジュール

結婚式の二次会には参加したことあるし、友達が幹事を頼まれたって言ってるのを見たこともあるけど、 いざ自分が任命された!となると、実際何をやっていいのか分からない・・・ そんな時は、まずスケジュールに沿って何をする必要があるのか、落ち着いて確認しましょう。 人によって様々ですが、平均的な結婚式二次会の準備期間3ヶ月として、当日までの流れを順に追っていきます。

3ヶ月前にすること

  • 幹事が決定し、顔合わせをする
  • 招待するゲストのリストアップ
  • 二次会のテーマやコンテンツの方向性を検討
  • 予算決め
  • お店候補のリストアップ、下見、決定

途中でズレが生じてやり直し、ということにならないように、最初のタイミングで認識合わせをしておくことが重要です。

  • 幹事が決定し、顔合わせをする 幹事決定のタイミングで新郎側の幹事と新婦側の幹事が顔合わせをします。新郎新婦が主催することが一般的ですが、場合によっては連絡先共有のみのこともあるかもしれません。その場合は、率先して顔合わせの日時を設定しましょう。

  • 招待するゲストのリストアップ 新郎新婦にお願いしましょう。お店選びの基準になるので早めにある程度のリストアップをしてもらうことが大切です。

  • 二次会のテーマやコンテンツの方向性を検討 楽器の使用などコンテンツの内容によっては、会場を選ぶ際に注意が必要なケースがあります。どんなことをしたいのか、どんな雰囲気で行いたいのかあらかじめ認識をすり合わせておきましょう。

  • 予算決め 新郎新婦が持ち出しするのか、会費はいくらにするのかなどあらかじめ決めておくことが大切です。

  • お店候補のリストアップ、下見、決定 お店のリストアップや下見は幹事に委ねられることがあります。式場の場所、アクセス、人数などを基準に候補をリストアップしましょう。

下見の際には、

  • 支払い方法(事前・事後の支払いどちらか?)
  • 料金体系(コースやプラン、最低料金など)
  • 流れや注意事項(クローク、喫煙所の有無など)
  • 音響や映像(マイク、プロジェクタ、スクリーン、音楽が流せるかどうか、PCやDVDが使用できるか)

などについて確認しましょう。

\お店選びで困ったらここでチェック/

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結婚式二次会の会場選びで押さえておきたいポイント

2ヶ月前にすること

  • 幹事の役割分担
  • パーティーのプログラムを考える

タスクの役割分担は明確に行いましょう。「誰かがやってくれるかも?」とフワッと決めるだけで、パーティー当日になってみたら実は誰もやってなかった!ということが起こらないように、新郎新婦・幹事の間での役割分担はハッキリとさせておいた方が、よりスムーズに当日を迎えることが出来ます。 また、プログラムを考える際には、お店のスタッフの人との確認は忘れずに。余興で使いたい設備がしっかりお店にあるかどうか、確認して進めましょう。

\当日の演出について詳しく知りたい/

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1ヶ月前にすること

  • ゲストの出欠確認
  • 予算の最終確認
  • 余興に必要なグッズの購入
  • ゲストへのプチギフト準備・景品の購入
  • (必要であれば)3次会の会場準備

1ヶ月前の段階では、当日の詳細の最後の詰めの作業となります。 このタイミングで大まかなゲストの数が読めて、使える金額が定まってきて、必要なグッズの購入を行います。 特に、出席者の管理はお金の集計ともかかわるポイントでミスできません。後で紹介するツールなどをうまく使って、わかりやすく処理することに気をつけましょう。

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1週間前から当日にすること

  • 当日の流れの確認
  • 当日の持ち物確認
  • 当日の運営

このタイミングで会場のスタッフとも当日の流れについて再確認することをおすすめします。 当日の運営では、受付や集金に加えて、司会やプログラムの運営、会場内の案内(トイレや喫煙所、ドリンクなど)など、滞りなくパーティーを運営するために必要な要素がいくつもあります。 事前にタイムテーブルを幹事メンバーで共有し、各自が状況を把握して動ける状態を作りましょう。

\当日の段取りについてはこちら/

結婚式二次会の司会を頼まれたら!当日の台本・進行・段取りガイド♪

二次会を運営する上で役に立つサービス

準備の流れをお伝えしましたが、パーティー当日の満足度は、上記の運営がきちんと行えた上で、その日のコンテンツの面白さや、ゲストの雰囲気によってもたらされます。 コンテンツの充実により時間を割くためにも、運営をより効率的に行う事がとても大切で、そのために幹事が使うべき「おすすめツール」をご紹介しましょう。

幹事同士の情報共有に便利なGoogleスプレッドシート

LINEやFacebookなどでグループを作って、当日のコンテンツや確認事項などについて話すことが多いかと思いますが、その中で決まったことを共有するために有用なのが「Googleスプレッドシート」です。 「Googleスプレッドシート」はGoogleが無料で提供している表計算ソフトで、無料でメンバーに共有できてスマホからも確認できることが魅力です。 タブごとに、パーティー当日のスケジュール、確認すべきチェックリスト、作業担当者を決めたタスクリストなど記載して、皆が同じ情報を得ることでより効率的に準備を進めることが出来ます。

幹事打ち合わせのスケジュール調整はLINEスケジュール

幹事は4人から6人くらいの事が多いですが、それだけの人数が、限られた期間内に打ち合わせをする日程を決めるのは大変ですよね。

LINEグループを使って連絡を取り合ってるなら「LINEスケジュール」では、LINE上でスケジュール調整をするのにぴったりです。

LINEさえスマホに入っていれば、新たにアプリをダウンロードする必要はありません。LINEのいち機能として使うことが出来るので、使い始めも簡単です。

LINEのノート機能を使ってイベントが作成されるので、LINEのタイムラインが長くなってもLINEグループのノートからすぐにチェックすることが出来てとても便利。 スケジューリングのストレスが減るだけで、幹事同士の会話もスムーズに進みますよね。

【幹事さん必見】友だちみんなで日程調整ができる「LINE スケジュール」機能登場!
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https://official-blog.line.me/ja/archives/17582540.html

ゲストの出欠確認・集金ならPeatix Wedding

パーティーに呼ぶゲストの出欠確認や、会費集めも一苦労。来ると言ってたのに来なくなってしまう人がいたり、当日の受付で集金ミスが発生したり・・・ せっかくのお祝い、幹事もパーティを楽しみたいですよね!

イベント&コミュニティ運営サービスPeatixで有名なOrinoco Peatixとバリューアディッド・ジャパンが運営する「Peatix Wedding」では、 ゲストの出欠確認に加えて、事前に会費を集金することができます。 パーティ当日の幹事の負担が大幅に減り、お金のトラブルを防ぐことが可能です。

また、「Peatix Wedding」を使うとパーティー後にゲストに渡すプチギフトも、amazonギフト券やiTunesカードなどのデジタルギフトとして、メールでプレゼントすることができます。 ゲストの荷物を減らし、欲しいものを選べるギフトを贈れるので、よりスマートな結婚式二次会を楽しみたい人にはぜひおすすめのサービスです。

もう入浴剤はいらない! 結婚式1.5次会 / 2次会出席者へAmazonギフト券やiTunesギフトコードを贈れる Peatix Wedding https://weddings.peatix.com/


いかがでしたでしょうか?

いきなり幹事を任されたら、まずは落ち着いて手順を整理しましょう。

一人が頑張りすぎることなく、みんなで役割分担をすることで、良いパーティーにすることが出来るはず。せっかくのハレの日なので、楽しんでパーティー準備に取り組めたら良いですね♪

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結婚式二次会<幹事さん>お役立ちマニュアル

※ 2017年1月 時点の情報を元に構成しています