遠方の式場を選んだ場合

来月入籍、今年中に式を挙げたいと思っています。
二人とも東京在住、私の親族は関東圏、彼の実家は東北で親族もほとんどが東北です。
東京で式を挙げることを考えていたのですが、彼の親族に高齢の方、持病をお持ちの方がいるため、長時間移動が無理なこともあり、彼の実家近くの式場も選択肢にいれて考えることになりました。

そこで質問なのですが、新郎新婦が住んでいるところから遠い式場を選んだ場合、どのような手順で準備を進めて行くべきか、またどんなところが大変だったかなど、教えていただきたいです。

私たちは東京在住、彼の実家までは６、７時間ほどかかります。
彼にはお母さまがいないので、もし向こうの実家に式場を下見してもらうとなると、お父さまか高齢のお祖母さま、または親類の叔母さまに頼むことになりそうです。

メール、電話の打ち合わせが主でも、スムーズに準備を進めることはできるでしょうか？
皆様のご意見をお聞かせください、よろしくお願いします。