乗りあわせで来る方への御車代

おめでとうございます。

事情を知ってるだけにややこしく感じますが
シンプルに考えると･･･
主賓の部長さんに、通常のお車代を渡せばいいと思いますよ。
後は、部長さんが車出してくれた上司に
お茶をごちそうするとか、しないとかは
その２人に関係次第ですので･･･
そこまで気にしなくて良いと思いますよ～。

私も、部長さんにお車代を出すだけでよいと思います。
気遣いのある部長さんなら、車を出して下さる方に、何かしらお礼をするでしょうし、
もしなくても、問題にはならないと思いますよ。

色々事情を知ってしまうと、却って心配が増えちゃいますね。