お車代ホテル代を負担する場合いつ伝えれば‥

式場と日取りを決めたばかりです。

ゲストの半分以上は新幹線で往復4時間、往復2万円する所から来て頂きます。

遠方のゲスト全員のお車代ホテル代の全てを負担する事は金銭的に厳しく、片道の交通費とホテル代を私達で負担する予定です。

その旨はどのように、またいつのタイミングでゲストの方に伝えるのがベストなのでしょうか。

私自身、このような遠方の式に呼ばれた際に、お車代ホテルの話は誰からもされた事がありません。
いつもモヤモヤしてました。

また数名の仲の良い遠方の友達、先輩に式の案内LINEをしてしまいました。皆さん快諾してくれましたが、お車代、ホテルの事を言えませんでした‥
報告したあとですが、その事で再度連絡した方が良いのでしょうか。