披露宴開始までの間家族はどうしていたらいいのでしょうか？

招待状は、親名義で出していますか？親名義なら、芳名帳に親が名前を書くのは正式ではないかも。
新郎新婦名義で出しているなら、親・兄弟が芳名帳に記名するかどうかは、両家で対応が統一されていたら、どちらでもいいのでは。記念にもなるし書いてもらった、という人も少なくないようです。

親族の待機場所やタイミングについては、まず式場のスタッフに確認を。挙式会場と披露宴会場が同じ施設内にあったり、会場同士が連携している等なら、通常はスタッフが案内・誘導してくれるとは思いますが……