二次会の幹事を遠方の友人にお願いする場合について

友人に幹事を頼まれた事がありますが、途中から私の仕事が忙しくなり殆ど打ち合わせに参加できなくなった事があります>_<

その時は新婦側に4人のお手伝いがいたので、そのうち2人が主に会場探しや、二次会の流れ、景品の買い出しなどを新郎側の幹事さんとしてくれました。

私は最初の幹事の顔合わせと会場が決まって下見に行っただけです。

当日は受付をしましたが、お釣りの両替、参加者のリストなど全て用意してくれてあり、名前を聞いて会費をもらう、参加者さんの写真を撮る、というのだけでした。

ですので、受付だけであればそんなに打ち合わせに来られない方でも平気なのかな？と思います。

あまり手伝っていないので、参考にならないかと思いますが(^^;;

あくまで私の場合ですが、直接会っての打ち合わせは
・幹事(1名)と、会場への挨拶と設備確認兼ねて
・幹事と司会(1名)と
・幹事と司会と前日に最終確認
の三回でした。

結構盛りだくさんな内容だったこともあり、二人とのメールと電話の回数は数えきれないほどでしたが(笑)

受付を頼んだ友人たちとは特に打合せはしませんでした。
おそらく事前に幹事が連絡してくれたのだと思いますが(もともと皆新婦側の共通の友人)、私たちが会場につく前に幹事との当日打合せも終わっていたようです。
あと、披露宴会場から装花を運んでもらったり、余興の準備等で他に数名お手伝いお願いしてました。

新郎新婦が把握しきれていなくても幹事の方と他のお手伝いしてくださる方の連携がとれていればうまくいきますよ。
幹事の方と相談して、やりやすいようにできたらいいですね♪

ちなみに私も二次会は約60名の方に来ていただきました。
司会の方はそういった進行等慣れてらっしゃる方ですかね？
私が頼んだ友人は最終決定の人数を聞いて、不安がってましたので…(メールと電話の回数増えました(笑))
引き受けて下さったなら大丈夫なのだとは思いますが、必要に応じてフォローできるように相談しておけるとなおいいかなと思います。

何回も打ち合わせはいらないかと思います。

担当分けなどメールで連絡しあって最終的に当日の１時間前に最終打ち合わせみたいなのができれば問題ないかと思いますよ