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二次会準備

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 ぴいた さん  25歳  女性  東京都  2014年01月04日 22:01
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二次会の幹事を遠方の友人にお願いする場合について

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こんにちは。いつも参考にさせてもらっています。
私は今、式に向けて、色々と具体的に考えはじめたところです。
披露宴80名程度、二次会60名程度です。

二次会についてなのですが
・受付4名(新郎側2名、新婦側2名。披露宴受付と兼任)
・幹事2名
・司会1名
の計7名にお願いしようと思っています。
受付の人にも、打ち合わせや二次会中のサポートをお願いすることになります。
私も婚約者も幹事をしたことがないのですが、この人数で無理はないでしょうか?

また、受付をお願いする人ですが、近隣県の人にお願いするのが望ましいとは思うのですが、近隣県の友人が少なく、遠方の友人に頼まざるを得なくなりそうです。
少しでも近い人で候補を考えているのですが、やはり打ち合わせなどで少なからず負担をかけてしまうと思います。
二次会幹事で遠方の人にお願いする場合、負担を少なくできる方法はありますか?
・打ち合わせに来なくてもいいように、遠方の子は受付のみ(二次会のサポートなどはなし)にする
・打ち合わせは来れたら来てもらい、あとはメールでやり取りをしてもらう
など色々考えてはみるのですが、いい方法がわかりません。。
打ち合わせの回数が多いと、大変さも増えると思うのですが、皆さん幹事との打ち合わせや幹事同士の話し合いなどは何回ぐらいされるものなのでしょうか。。

わからないことばかりでお恥ずかしいのですが…
みなさんのご経験をお聞かせください。
わかりにくい文章ですみません。
よろしくお願いします。

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 りりさ さん 31歳  女性
回答   2014年01月04日 23:59
友人に幹事を頼まれた事がありますが、途中から私の仕事が忙しくなり殆ど打ち合わせに参加できなくなった事があります>_<

その時は新婦側に4人のお手伝いがいたので、そのうち2人が主に会場探しや、二次会の流れ、景品の買い出しなどを新郎側の幹事さんとしてくれました。

私は最初の幹事の顔合わせと会場が決まって下見に行っただけです。

当日は受付をしましたが、お釣りの両替、参加者のリストなど全て用意してくれてあり、名前を聞いて会費をもらう、参加者さんの写真を撮る、というのだけでした。

ですので、受付だけであればそんなに打ち合わせに来られない方でも平気なのかな?と思います。

あまり手伝っていないので、参考にならないかと思いますが(^^;;
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 ぴいた さん
コメント   2014年01月05日 01:00
りりささん、貴重なご経験談ありがとうございます!

こちらでしっかりと準備をしておけば、受付なら大丈夫だろうとのお言葉、安心しました!
参考にさせていただきます!

ありがとうございました!
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 りねたん さん 25歳  女性
回答   2014年01月20日 00:33
あくまで私の場合ですが、直接会っての打ち合わせは
・幹事(1名)と、会場への挨拶と設備確認兼ねて
・幹事と司会(1名)と
・幹事と司会と前日に最終確認
の三回でした。

結構盛りだくさんな内容だったこともあり、二人とのメールと電話の回数は数えきれないほどでしたが(笑)

受付を頼んだ友人たちとは特に打合せはしませんでした。
おそらく事前に幹事が連絡してくれたのだと思いますが(もともと皆新婦側の共通の友人)、私たちが会場につく前に幹事との当日打合せも終わっていたようです。
あと、披露宴会場から装花を運んでもらったり、余興の準備等で他に数名お手伝いお願いしてました。

新郎新婦が把握しきれていなくても幹事の方と他のお手伝いしてくださる方の連携がとれていればうまくいきますよ。
幹事の方と相談して、やりやすいようにできたらいいですね♪

ちなみに私も二次会は約60名の方に来ていただきました。
司会の方はそういった進行等慣れてらっしゃる方ですかね?
私が頼んだ友人は最終決定の人数を聞いて、不安がってましたので…(メールと電話の回数増えました(笑))
引き受けて下さったなら大丈夫なのだとは思いますが、必要に応じてフォローできるように相談しておけるとなおいいかなと思います。
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 ぴいた さん
コメント   2014年01月20日 10:18
りねたんさん、細かなアドバイスをありがとうございます!

受付との打ち合わせは、打ち合わせを兼ねた顔合わせのようなものを想定していたのですが、
打ち合わせをしなくても大丈夫だったとのことで、少し安心しました!
もし来てもらうのが難しくても、私たちにできるフォローはもちろん、来てもらえる子たちにフォローをお願いしようと思います!

司会のことについてもご心配いただき、ありがとうございます。
本人が慣れているのかどうかは分かりませんが、以前別の友人の二次会で司会をされており、とても良い司会だったので…
まだお願いする前の段階ですし、あまり何度も同じ役目をお願いして定着するのも申し訳ないとは思うのですが、他の友人はほとんどが人前に出るのが苦手な人たちなので、一度お願いしてみようと思っている次第です。
 
受付の友人だけでなく、司会や幹事へのフォローも頑張ろうと思います! 

ありがとうございました(*^-^*)
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 ノリニロ さん 31歳  女性
回答   2014年07月08日 17:04
何回も打ち合わせはいらないかと思います。

担当分けなどメールで連絡しあって最終的に当日の1時間前に最終打ち合わせみたいなのができれば問題ないかと思いますよ
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